Volgens de onafhankelijke evaluatie van het IT-debacle door CapGemini heeft de VU heel wat verbeterpuntjes. Het college van bestuur belooft verbetering.

De VU heeft de complexiteit onderschat van de nieuwe ict-systemen die vorig jaar zijn geïntroduceerd, bekend onder de verzamelnaam Mars. De samenwerking tussen de betrokken afdelingen was slecht en de VU-medewerkers zijn onvoldoende betrokken. Signalen van de werkvloer werden vaak niet opgepakt vanwege de hiërarchische organisatie van de VU en er is te veel haast gemaakt.

‘Het heeft geschort aan een overkoepelende aansturing van de diverse programma's vanuit de VU’, aldus de schrijvers van het rapport van een onafhankelijk evaluatieonderzoek naar het IT-debacle van de afgelopen twee jaar, uitgevoerd door managementadviesbureau CapGemini Invent. Een van de adviezen van de rapporteurs: ‘Maak in de communicatie gebruik van normalemensentaal.’

Verkeerd aangepakt

Uit het rapport blijkt dat alles wat er fout kon gaan ook fout ís gegaan. De samenvatting begint met een positieve constatering dat de gekozen applicaties SAP S/4HANA, SuccessFactors, Planon en Omada geschikt zijn voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering van de VU. Maar de inrichting is vanaf het begin steeds verkeerd aangepakt.

Het besluit om live te gaan is gebaseerd op onbetrouwbare informatie

Er was te weinig kennis en kunde in huis. De VU heeft het nieuwe systeem top-down opgelegd en kent een zogeheten ‘silocultuur’ waarbij geen kennis gedeeld werd tussen de verschillende afdelingen. Tussen de dienst HRM, Arbo & Milieu en de leveranciers van de applicaties ontstonden ‘relatieproblemen’, omdat de software niet bleek te voldoen aan de eisen die de dienst eraan stelde. CapGemini spreekt van een ‘kritische en in toenemende mate remmende houding van de dienst’ en stelt dat de dienst én de leveranciers zich bereidwilliger hadden kunnen tonen. Er is te weinig getest en dan vooral in de zomervakantie, waardoor veel mankementen niet aan het licht zijn gekomen. Het besluit om live te gaan is gebaseerd op onbetrouwbare informatie. De problemen die meteen na de livegang al ontstonden, werden onderschat en niet goed aangepakt.

En toen kwam daar ook nog eens de coronacrisis overheen, wat de samenwerking vanwege het thuiswerken extra bemoeilijkte.

Radeloosheid

Gevolgen: mensen konden hun werk niet meer doen, hun afdelingen niet besturen, salarissen werden niet uitbetaald, leveranciers kregen hun geld niet en nieuwe studenten en medewerkers kregen geen VU-id en mailadres, waardoor ze zich bijvoorbeeld niet konden inschrijven voor cursussen en tentamens. De IT-afdeling werd overspoeld met klachten. Door te improviseren hebben veel medewerkers problemen zelf opgelost, maar er overheerste bij velen ook een gevoel van radeloosheid, meldt het rapport. ‘Binnen alle diensten en faculteiten zijn medewerkers uitgevallen en/of vertrokken naar aanleiding van de problemen’, aldus de rapporteurs. Een van die vertrokken medewerkers vertelde zijn verhaal aan Ad Valvas.

Hand in eigen boezem

Het bestuur steekt de hand in eigen boezem in een bericht aan alle VU-medewerkers. Dat deed het bij monde van bestuursid Marcel Nollen al eerder in een interview met Ad Valvas. Het spreekt van ‘harde noten’ die door CapGemini worden gekraakt en ‘grote fouten’ die de VU heeft gemaakt. ‘De aanbevelingen geven ook aanleiding om kritisch te kijken naar de wijze waarop we als VU grootschalige veranderingsprojecten organiseren en begeleiden’, aldus het bestuur. ‘Bij veranderingen als deze gaat het om veel meer dan het invoeren van een IT-systeem. Dat hebben we ons onvoldoende gerealiseerd en dat gaan we voortaan echt anders doen.’

‘De verandering zal nog veel inspanning vergen, en dat zal van iedereen iets vragen’

Het college van bestuur zegt aan de slag te gaan met de adviezen van CapGemini, en doet daarbij een beroep op de hele VU-gemeenschap: ‘De verandering zal nog veel inspanning vergen, en dat zal van iedereen iets vragen.’