Popup-Niks-missen-2.png

NIEUWS

cloud
Campus 19 maart 2021 reacties 1

We gaan werken in de cloud, met een hek eromheen

Als we de VU mogen geloven wordt het digitaal samenwerken dit jaar veel gemakkelijker en veiliger met de overstap naar werken via Microsoft Teams en de bijbehorende cloudopslag. Maar we moeten wel eerst door de zure appel heen bijten.

Opschudding bij de dienst Communicatie & Marketing vorige week als er een mail binnenkomt met daarin het verzoek binnen een week een VU-laptop op te halen op de VU. De dienst gaat, net als de Universiteitsbibliotheek en Bestuurszaken, over op de nieuwe digitale werkomgeving Digital @ VU. En die kan niet draaien op een privécomputer, is de boodschap.

Een privé-apparaat wordt gelukkig niet onbruikbaar, blijkt later, maar het thuiswerken gaat dit jaar wel veranderen. Documenten gaan in de cloud van Microsoft en alleen als je een VU-laptop hebt kun je werken met alle functionaliteiten van geïnstalleerde programma’s. Met een privélaptop ben je aangewezen op de vaak beperktere webapplicaties via de browser.

Dit jaar nog 
Met de faculteiten is nog overleg over wanneer zij overgaan naar de nieuwe digitale werkplek. Wat Luchtenburg betreft, gebeurt dat voor de zomer. Wel bekend is de overgang van de diensten: IT werkt al op de nieuwe manier sinds februari. Communicatie & Marketing, de Universiteitsbibliotheek en Bestuurszaken zijn deze maand aan de beurt. Student- & Onderwijszaken en de Facilitaire Campus Organisatie gaan over in april. En in november volgen Human Resource Management Arbo & Milieu en Financiën.

Rondslingerende bestanden

VU-bestanden mogen namelijk niet zomaar overal rondslingeren, dat is een belangrijke reden van de overstap. “Als iemand potentieel jouw VU-mail of -bestanden kan inzien, is dat een overtreding van de Nederlandse wetgeving”, zegt programmamanager van Digital@VU Dirk-Pieter Luchtenburg.

Om die veiligheid beter te regelen, kun je straks niet meer op een privélaptop documenten downloaden uit de VU-cloud. Er komt als het ware een hek omheen. ‘VU-data worden terug in beheer van de VU gebracht’, heet dat op de speciale website die de VU maakte over de ‘nieuwe digitale werkplek’.

Samenwerken vanuit Teams

Die cloud is zogezegd niet alleen veiliger tegen datalekken, hij maakt volgens Luchtenburg ook het samenwerken en delen van gegevens makkelijker. “In een universiteit staat het delen van gegevens centraal en dat is ons uitgangspunt”, zegt hij. “De omgeving die we straks aanbieden, moet mogelijk maken dat je op een eenvoudige manier kan samenwerken, online vergaderen, gegevens delen, ook internationaal, op basis van een paar muisklikken.”

Dat gebeurt allemaal binnen Microsoft Teams. Daarin kun je in de nieuwe digitale werkplek niet alleen videobellen, maar ook teamomgevingen aanmaken waarin je kunt chatten, documenten delen zonder die via een mail als bijlage te hoeven versturen en waarin je tegelijkertijd kunt werken. Persoonlijke data worden opgeslagen in OneDrive, gemeenschappelijke data die je als afdeling of team gebruikt staan op Sharepoint Online.

Nederlandse regelgeving

Angst voor cloudopslag is volgens Luchtenburg niet nodig. “Surf [de organisatie voor ICT in het hoger onderwijs; red.] is voor alle UMC’s en universiteiten een contract aangegaan met Microsoft. Daar zijn specifieke veiligheidseisen aan gesteld, volgens de regels die de Rijksoverheid met Microsoft heeft afgesproken. Al onze gegevens worden extra beveiligd binnen Europese datacenters, volgens de Nederlandse regelgeving. De data blijven van ons en zijn niet inzichtelijk voor Microsoft.”

Het is straks nog steeds mogelijk om je pc zelf aan te passen, zoals vooral mensen met een rode pc gewend zijn. “Wat wij vragen van mensen met een rode pc is dat ze zich registreren bij Microsoft via de VU Company Portal”, zegt Luchtenburg. “Dan kijken wij of de juiste softwareversie op de computer draait en of de laatste Windows-updates erop staan. Puur voor de veiligheid. Op dit moment ligt het onderwijs in Nederland serieus onder vuur qua veiligheidsdreiging. Deze stappen zijn echt randvoorwaardelijk om de VU veilig te houden.”

Bitlocker-versleuteling

Thuis werkt de nieuwe digitale werkplek het best op een laptop van de VU. Luchtenburg: “De VU-laptop is geregistreerd in de VU Company Portal van Microsoft en er staat Microsoft 365 op, dat het samenwerken eenvoudiger maakt. Op je persoonlijke VU-laptop kun je zelf programma’s installeren. Er zit Bitlocker-versleuteling op voor je bestanden, en IT checkt de randvoorwaarden: heb je je antivirusprogramma en firewall aan staan en heb je de juiste updates.”

'Het onderwijs in Nederland ligt serieus onder vuur qua veiligheidsdreiging'

Zo’n laptop krijgen is nog wel een dingetje. Wie er nog geen heeft, kan een afspraak maken om er een op te halen en te activeren bij de IT-balie in het W&N-gebouw, staat in de mail naar C&M. Maar sommige medewerkers zijn al een jaar niet op de VU geweest en zijn verontwaardigd dat dat ineens moet terwijl het coronavirus nog volop actief is.

Veel eigen apparaten

“Bij C&M werken veel medewerkers op een eigen apparaat”, reageert Luchtenburg. “Dat is potentieel onveilig, dus ik kan me voorstellen dat het management mensen aanspoort om een VU-laptop op te halen. Bovendien heb je daarop de beste experience. Wij stellen medewerkers in de gelegenheid een cadeautje op te halen op de VU, op een veilige manier, met tijdslots.” Mensen die in een risicogroep zitten of om andere redenen echt niet naar de VU willen komen, kunnen een laptop thuisgestuurd krijgen.

Waar we dan nog doorheen zullen moeten, is het wennen aan weer een nieuwe manier van thuiswerken en de laptop opnieuw zo instellen dat je er prettig op werkt. Weinigen zullen direct enthousiast worden van een tekst in de instructiemails als ‘aan de slag met kennisportaal en kennissessies’. Luchtenburg: “We moeten even door de zure appel heen bijten. Maar straks kunnen we iedereen die thuiswerkt veel beter ondersteunen.”

Marieke Kolkman
BEELD: Rob Bömer

{ Lees de 1 reacties}

Door Gijsbert Siertsema op 19 maart 2021
Mijn ervaring met Microsoft Teams (en de bijbehorende cloudopslag) bij andere organisaties heeft mij laten zien dat samenwerken met collega's sterk vereenvoudigd en efficiënter wordt. Dus kom maar op met Teams en de cloud!

Reageren?

Houd je bij het onderwerp, en toon respect: commerciële uitingen, smaad, schelden en discrimineren zijn niet toegestaan. De redactie gaat niet in discussie over verwijderde reacties.

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.

Deze vraag is om te controleren dat u een mens bent, om geautomatiseerde invoer (spam) te voorkomen.