Popup-Niks-missen-2.png

NIEUWS

koorddanser
VU 18 december 2019

Vervanging SAP is breekpunt voor medezeggenschap bij instemming met begroting - UPDATE

Of de gezamenlijke vergadering van ondernemingsraad en universitaire studentenraad vanmiddag instemt met de begroting van 2020 hangt af van hun welwillendheid. De medezeggenschap is niet genoeg betrokken geweest bij de procedure om een nieuw systeemlandschap voor de bedrijfsinformatie te vinden ter vervanging van het huidige SAP. “Het is een breekpunt voor de or.”

De hoop van het cvb is dat de medezeggenschap instemt met de begroting en dus met alle geplande uitgaven voor 2020. Maar het nieuwe systeemlandschap is een struikelblok. Dat moet volgend jaar ingevoerd worden, zodat het vanaf 2021 SAP kan vervangen, maar de medezeggenschap is onvoldoende betrokken geweest bij het aanbestedingsproces. 'Magnus Blue' noemt men het systeemlandschap in deze discussie gemakshalve, naar de naam van het bedrijf dat de verschillende onderdelen, van verschillende leveranciers, zal implementeren en beheren.

“Wij kunnen dit proces nu niet ondersteunen, want we hebben niet voldoende informatie. We kunnen hier de verantwoordelijkheid niet voor nemen”, zei vicevoorzitter van de ondernemingsraad Dick de Gilder vanmorgen op een ingelaste vergadering van de GV met het college van bestuur over de begroting.

Excuses

Bestuurslid Marcel Nollen bood zijn excuses aan dat het in juni misgegaan is met het betrekken van de medezeggenschap. “Er is een inschatting gemaakt in de organisatie dat dit gewoon een vervangingsinvestering is van een systeem dat een voortzetting is van het oude systeem, en ook nog binnen de begroting, en dat er dus geen instemming van de medezeggenschap nodig was. Toen is de aanbesteding gaan lopen. Maar we hadden een gesprek moeten hebben over of we advies of instemming van jullie nodig hebben. Ik was er toen nog niet, maar ik zeg er wel sorry voor.”

Een van de dingen waar de ondernemingsraad over valt is dat het nieuwe systeem werkt met een cloud. Dus alle financiële, personele en facilitaire gegevens van de VU komen in een online netwerk te staan, achter de nodige beveiligingsmuren. Maar zijn die goed genoeg? “Hoe is de privacy gewaarborgd? Is er genoeg capaciteit bij de dienst IT? Daar hebben wij nu onvoldoende zicht op”, zei or-voorzitter Henk Olijhoek.

Programmadirecteur Ans van Rooij benadrukte dat de leveranciers hebben verklaard dat ze voldoen aan alle wettelijke eisen en dat dat is getoetst door juridische zaken van de VU. Daar zijn garanties voor en daar kan de medezeggenschap inzage in krijgen.

Dringend verzoek

Van Rooij, Nollen en ook collegevoorzitter Mirjam van Praag en financieel directeur Hanco Gerritse verzochten de medezeggenschap met klem om in te stemmen met de begroting, en daarmee met de implementatie van 'Magnus' in 2020, omdat uitstel alleen maar grotere risico’s met zich meebrengt. 

“Met het schema dat er nu ligt, voltooien we de implementatie in 2020, zodat we er niet bij de afsluiting van het jaar nog mee bezig zijn”, zei Van Praag. Het plan is om precies bij de overgang van 2020 naar 2021 te stoppen met SAP en verder te gaan met het nieuwe systeem, zodat er zo min mogelijk mensen in dubbele systemen moeten werken. Gerritsen: “Het is het belangrijkste om die jaarovergang te pakken, want alle andere scenario’s zijn nog ingewikkelder, waardoor de werkdruk en complexiteit heel groot worden.”

Duurder en onveilig

En uitstel kost geld, want de licenties zijn al betaald en er zit een team mensen klaar dat 260.000 euro per maand kost. Het is ook potentieel onveilig, want van SAP wordt de ondersteuning de komende jaren al afgebouwd en in 2025 stopt de leverancier er helemaal mee. “Dat grote veiligheidsrisico kunnen wij ons niet permitteren”, aldus Van Rooij.

Raadslid Trudie van Kampen probeerde de toestemming voor Magnus nog uit de rest van de begroting te krijgen, “want het is een breekpunt voor de or”, maar Nollen zei dat dat niet kon. Van Rooij stelde als alternatief voor om nu in te stemmen en dan de inhoudelijke gesprekken over het systeem in januari te voeren. "In het plan zitten een aantal go/no-go-momenten. De eerste drie maanden is de ontwerpfase. Laten we er daarna bij stilstaan of het ontwerp deugdelijk is en of we de realisatie in kunnen gaan.”

Momenteel beslist de medezeggenschap of ze dat voldoende vindt en of ze instemt met de begroting voor 2020. Meer informatie volgt.

Correctie 19/12/2019: In een eerdere versie van dit bericht stond dat het nieuwe bedrijfsinformatiesysteem Magnus Blue heet. Dat is gecorrigeerd: Magnus Blue is leverancier van implementatie, beheer en onderhoud van een nieuw 'systeemlandschap' voor bedrijfsinformatie, bestaande uit onderdelen van verschillende leveranciers. In de medezeggenschapsvergadering werd dit nieuwe systeemlandschap gemakshalve wel als 'Magnus' aangeduid.

UPDATE

19/12/2019: De GV heeft alsnog ingestemd met de begroting.
Dit na de verzekering van het cvb dat de OR alle informatie krijgt om de adviesbevoegdheid te kunnen uitoefenen bij de go/no-go-beslissing die het cvb in april zal nemen.

Marieke Kolkman
BEELD: Casey Horner (Unsplash)

hits 528

Reageren?

Houd je bij het onderwerp, en toon respect: commerciële uitingen, smaad, schelden en discrimineren zijn niet toegestaan. De redactie gaat niet in discussie over verwijderde reacties.

Deze vraag is om te controleren dat u een mens bent, om geautomatiseerde invoer (spam) te voorkomen.