NIEUWS

Reorganisatie facilitaire campusorganisatie
Campus 14 mei 2013

Klant staat centraal bij reorganisatie FCO

De komende reorganisatie van de Facilitaire Campus Organisatie past bij de al langer ingezette ontwikkeling voor een betere en efficiëntere dienstverlening voor onderwijs en onderzoek, aldus directeur Josja van der Veer in reactie op vragen vanuit de medezeggenschap op het concept- reorganisatieplan. Het is de bedoeling dat dit plan nog voor de zomer in de ondernemingsraad wordt besproken.

“De Facilitaire Campus Organisatie is in 2011 opgericht om de VU-gemeenschap van studenten, docenten, onderzoekers en medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen, zonder gedoe en bureaucratie”, zegt Josja van der Veer, kwartiermaker van de komende reorganisatie. Volgens haar kan de professionele dienstverlening  nog beter en goedkoper. “Wij hebben op ons genomen om te bezuinigen. Maar met de ingezette verandering maken wij het de klant ook makkelijker.’’

Digitaal serviceplein

Bij deze verandering kijkt Van der Veer allereerst naar het proces bij de organisatie zelf. “Wij kunnen nog een hele slag maken door onze basisprocessen te vereenvoudigen en te ontbureaucratiseren. Zo kan het aanvragen van een nieuwe toegangspas straks in één stap via het digitaal serviceplein. Wij halen er ook schakels tussenuit die geen waarde toevoegen. Bijvoorbeeld kun je nu bij de nieuwe cateraar rechtstreeks bestellen zonder tussenkomst van onze organisatie. Wel volgen wij of de levering naar wens is.”

Flexibele werkplekken

Ook het invoeren van flexibele werkplekken levert efficiëntievoordelen op volgens Van der Veer. “Bij een verhuizing bijvoorbeeld hoeft dan het meubilair niet meer mee vervoerd. Voor de medewerker tenslotte maakt het niet uit welke afdeling of dienst van de VU de kamer beschikbaar stelt en voor het bureau zorgt, de computer en de telefoon. Het gaat er om dat hij of  zij een werkplek krijgt waar deze zaken zijn geregeld. Voordeel is dat allerlei ondersteunende processen hierdoor simpeler worden. Dit scheelt werk.”

Meer huismeesters

FCO wil in de gebouwen ook de service verbeteren: “ We willen meer huismeesters aanstellen die snel kleine vragen kunnen oplossen. Zo zijn we dichter bij de klant aanwezig. Zichtbaar en bereikbaar. De huismeester, de medewerkers servicedesk, de accountmanagers, al onze medewerkers signaleren de wensen van de klant. Hoe goed we daar op inspelen, meten wij ook in het klanttevredenheidsonderzoek.”

Klantgericht

Met de nieuwe organisatie wordt het eenvoudiger om de dienstverlening  af te stemmen op de veranderende klantvraag, denkt Van der Veer.  “Die dienstverlening realiseren we met interne en externe leveranciers. Denk bijvoorbeeld aan uitbreiding van de openingstijden, de nieuwe manier van gasten ontvangen en het begeleiden van tentamens of andere zaken die in het kader van de Onderwijsagenda extra belangrijk zijn geworden. Wij regisseren het proces van dienstverlening, vanaf de eerste behoefte tot en met de finale levering. Zowel in de dagelijkse dienstverlening als ten aanzien van wijzigende klantvragen.”
De verandering van de organisatie heeft gevolgen voor iedereen bij FCO.“Het vraagt om een andere manier van werken met meer eigen verantwoordelijkheid en meer initiatief en een grote mate van samenwerking tussen de teams, over grenzen van de diensten heen. Met gerichte opleidingen en coaching gaan wij dit proces begeleiden.”

Van werk naar werk

Van der Veer betreurt het dat zo’n 35 mensen boventallig worden door de reorganisatie maar hoopt dat ze met hulp van de VU van werk naar werk kunnen komen. “Door onze dienstverlening anders te organiseren gaan er helaas ook arbeidsplaatsen verloren. Iedereen kan straks solliciteren op de nieuwe functies. Maar wij proberen een reëel verwachtingspatroon te schetsen over de match. Daarbij kunnen uiteraard afspraken worden gemaakt over een overzienbare ingroeiperiode met een goed opleidingstraject. Wij hopen dat medewerkers die straks boventallig zijn zoveel mogelijk passend werk vinden en wij doen er met de transitieorganisatie alles aan om hen hierin te ondersteunen.”

Niet extra doorberekenen

De kwartiermaker spreekt tegen dat faculteiten meer moeten gaan betalen voor de dienstverlening of meer zelf moeten gaan doen. “Voor de VU als geheel wordt een bezuiniging gerealiseerd en de faculteiten krijgen er geen nieuwe extra taken bij. Er is geen sprake van verplaatsing van werkzaamheden. Door de vereenvoudiging, de standaardisatie en digitalisering worden vragen wel makkelijker oplosbaar.”

Ook vindt ze het tempo van de reorganisatie haalbaar. “Het tempo van de reorganisatie gaat niet te snel en is verantwoord. Het bestendigt de koers sinds 2009 en na formele oprichting van FCO in 2011. Voor de uitwerking en implementatie hebben wij tot 2015. Dit is met name van belang voor de inrichting van de uitvoeringsorganisatie, waar wij de komende maanden met de medewerkers, de medezeggenschap en de klankbordgroep klanten nog een aantal belangrijke keuzes zullen maken.”

 

Dirk de Hoog
BEELD: Floor Bal

hits 4

Reageren?

Houd je bij het onderwerp, en toon respect: commerciële uitingen, smaad, schelden en discrimineren zijn niet toegestaan. De redactie gaat niet in discussie over verwijderde reacties.

Deze vraag is om te controleren dat u een mens bent, om geautomatiseerde invoer (spam) te voorkomen.