Popup-Niks-missen-2.png

NIEUWS

Campus 07 april 2020

‘Je leert dingen over je collega’s die al die tijd verborgen bleven’

Bij de dienst Communicatie & Marketing maakt iedereen het beste van het thuiswerken

Ongeveer één dag lang voelden de medewerkers van de dienst Communicatie & Marketing zich ontheemd door het thuiswerken. Met virtuele borrels en een playlist op Spotify zijn de gezelligheid en de teamgeest weer op het oude peil. Maar voor sommigen houdt het werk nooit op.

“Het is heel raar en onwerkelijk”, zegt Jenneke de Sain, beleidsdirecteur van de dienst Communicatie & Marketing (C&M), over het thuiswerken door de coronamaatregelen. “Het is een heel andere manier van leidinggeven. Normaal loop ik rond, spreek ik mensen aan, maak een praatje; dat kan nu allemaal niet. Overleggen via Skype is prima, de vergaderingen gaan sneller, dus dat is een voordeel. Maar je mist toch een beetje bepaalde menselijke aspecten, dat vind ik lastig.”

“Het thuiswerken is pittig”, zegt Lieneke Spel, die binnen dezelfde dienst verantwoordelijk is voor de interne communicatie aan de VU. “Met name omdat ik mijn werk moet combineren met de zorg voor een peuter en een kleuter. Ik zoek na drie weken nog steeds naar een goede manier om werk en privé gescheiden te houden. Mijn partner en ik hebben de taken goed verdeeld: ik ben ’s ochtends bij de kinderen en hij ’s middags. Maar als ik werk komen af en toe toch de kinderen stiekem langs en als ik bij de kinderen ben, denk ik regelmatig aan mijn werk.”

“Ik moet zeggen dat het voor mij prima werkt, want mijn taak is voornamelijk schrijven”, zegt communicatiemedewerker Rachelle Wagner. “Ik had niet helemaal de juiste apparatuur in huis, maar heb van de gelegenheid gebruikgemaakt om een tweede beeldscherm en een extra toetsenbord aan te schaffen, dat wilde ik al een tijdje. Verder moet je voor jezelf een beetje de grenzen in de gaten houden, zodat werk en privé niet door elkaar gaan lopen, dus dat gaat ook goed. Maar ik mis mijn collega’s.”

Koffieleutsessies

“De dienst is een hechte club”, zegt Wagner. Of eigenlijk is het een verzameling hechte clubs, elk met zijn eigen specifieke communicatietaken. “Je hoort altijd ergens bij.” Op de fysieke werkvloer is er altijd minstens één medewerker jarig en wordt er op taart getrakteerd, en anders zijn er altijd medewerkers die spontaan iets lekkers voor iedereen hebben meegenomen. Er zijn borrels en gezamenlijke koffiepauzes, kans om te vereenzamen achter je bureau is er niet.

'Pak ook je rustmomenten, dit gaan we zo niet volhouden’

Maar zelfs kilometers van elkaar verwijderd, ieder achter zijn eigen keukentafel of op zijn zolderkamertje, kruipt het communicatie- & marketingbloed waar het niet gaan kan. De coronamaatregelen waren nog geen twee dagen van kracht of communicatieadviseur Shia Liem had een speciale C&M-playlist aangemaakt op de populaire muziekapp Spotify, waar iedereen zijn eigen muziek op kon zetten. “Omdat muziek toch verbindt!” aldus Liem. “Voeg je zen-muziekje, lekker opzwepende deuntje of wat dan ook toe.”

Het was een instant-hit. De hele dienst dook erop als een verse taart op de 0E-gang bij C&M. Via de mail werden eigen en andermans bijdrages van vrolijk commentaar voorzien. Inmiddels staat er meer dan veertig uur muziek op de lijst, inclusief weinig subtiele boodschappen als All by myself en Everything changes. “Ik heb een paar kerstnummers erin gezet”, bekent Wagner.

En daar bleef het niet bij. Inmiddels houden medewerkers dagelijks koffieleutsessies op Skype en zelfs de vrijdagmiddagborrel is er in ere hersteld. Ver weg en toch dichtbij, zou je kunnen zeggen.

“Met mijn vaste team heb ik elke dag een koffiedate”, aldus Wagner. “Via Skype nodigen we ook anderen uit om even bij te kletsen. In het begin ging het vooral over het coronanieuws, maar nu hebben we het ook over andere dingen, over niets.”

“Het is grappig”, zegt de Sain, “om tijdens die Skype-vergaderingen bij je collega’s in hun huiskamer te kijken, dingen over ze te leren die al die jaren verborgen bleven. Zo’n Spotify-lijst laat ook weer heel andere kanten van mensen zien.”

Bijna net zo gezellig

“De verjaardagen van collega’s vieren we gewoon via Whatsapp”, vertelt Spel. “Ik zie foto’s met felicitaties en slingers en sterretjes langskomen, het is bijna zo gezellig als wanneer we fysiek bij elkaar zijn. De communicatiecollega’s bij International Office organiseren virtuele borrels mét een discobal.”

‘Ik vergat te eten, nam geen pauze meer en ik kreeg ook veel te weinig beweging’

“Ik heb al twee keer meegeborreld”, aldus Wagner. “Dan ga je met een glas wijn, bier of water of wat dan ook voor je scherm zitten en kletsen we even bij. Ze duren niet heel erg lang en haha, inderdaad, er blijft nooit iemand te lang hangen met een paar glaasjes te veel op.”

Een grotere uitdaging is het afdelingsuitje dat gepland staat in mei. De C&M-dienst doet meerdere keren per jaar iets leuks met elkaar. Een grote hit was de barbecue op de VU-daktuin vorig jaar in de zon. Maar niemand gelooft dat de VU-campus voor de zomer weer normaal is, maar dat betekent niet dat dat dagje moet worden geofferd. Spel is er zeker van dat de feestcommissie met een virtueel alternatief gaat komen. “Er is bijvoorbeeld een app, Houseparty, waar je in groepsverband spelletjes kunt doen”, zegt ze.

Ook worden er online workshops aangeboden aan de collega’s. “Het idee is om elkaar te laten profiteren van je eigen speciale talent”, zegt Wagner. “Ik bedoel niet macrameeën, maar een vaardigheid op ons eigen professionele gebied.” Zelf verzorgt ze, samen met Inge van Schaik, een workshop copywriting.

Minder hooi op je vork

“Elke moeilijke situatie levert ook weer winst op”, filosofeert C&M-beleidsdirecteur De Sain. “In deze coronatijden blijkt iedereen heel veel voor elkaar over te hebben. Mensen bieden uit zichzelf hun hulp aan, de medewerkers die door het thuiswerken wat minder te doen hebben, vragen of ze voor anderen nog iets kunnen betekenen. Ik was in het begin bang dat het moeilijk zou zijn om dicht bij elkaar te blijven, maar het tegenovergestelde is waar: nooit eerder was het zo makkelijk om grensoverstijgend samen te werken. Het teamgevoel is echt heel erg sterk.”

‘Er blijft nooit iemand te lang hangen met een paar glaasjes te veel op’

Dat is mooi, want de studentenwerving gaat gewoon door, de voorlichting op de VU-website moet up-to-date blijven en er moeten nieuwe, virtuele alternatieven worden verzonnen en uitgevoerd om aspirant-studenten van het leven en werken op de VU-campus te laten proeven.

Maar gevaar ligt altijd op de loer en in een mail heeft De Sain haar medewerkers gewaarschuwd niet te veel hooi op hun vork te nemen: ‘Ik zie dat er meerdere medewerkers zijn die zo ongeveer 24/7 paraat zijn. Ik weet niet hoe lang dit gaat duren, maar ik weet wel dat we dat niet gaan volhouden.’

Frisse neus

“Er zijn collega’s die zich schuldig voelen als ze niet de hele dag achter hun computer te vinden zijn”, licht ze toe. “Als ze niet onmiddellijk de telefoon opnemen als die gaat en niet constant online zijn. Ik had het zelf ook in het begin. Ik vergat te eten, ik nam geen lunchpauze meer en ik kreeg ook veel te weinig beweging.”

De Sains echtgenoot maakte daar een einde aan, vertelt ze. “Nu neem ik regelmatig pauze en loop ik een rondje om een frisse neus te halen.” Haar collega’s roept ze ook op om: ‘hun rustmomenten te pakken. Zorg voor voldoende beweging. Probeer je vrije dagen te respecteren, je mag ook gewoon vrij nemen nu of met vakantie zijn. Als dit nog meer weken gaat duren, houden we het echt niet vol als we niet voldoende rust en ontspanning hebben.’

De Sain: “Iedereen begrijpt dat je niet op dezelfde sterkte door kunt als je ook nog kinderen thuis hebt die je moet begeleiden bij hun online onderwijs. Dat je dan ook nog even alle afspraken kunt afhandelen. We moeten onze verwachtingen een beetje bijstellen.”

“Ik heb nog nooit zo hard gewerkt als nu we thuis moeten werken”, zegt socialmediamanager Yin Khor van de dienst Communicatie & Marketing.

Peter Breedveld
BEELD: Berend Vonk

hits 536

Reageren?

Houd je bij het onderwerp, en toon respect: commerciële uitingen, smaad, schelden en discrimineren zijn niet toegestaan. De redactie gaat niet in discussie over verwijderde reacties.

Deze vraag is om te controleren dat u een mens bent, om geautomatiseerde invoer (spam) te voorkomen.